Los 5 pasos para la planificación estratégica en cultura. -2 de 2-

Autor:
Pamela López
Magister en Gestión Cultural
30 de mayo de 2017

Paso 3: Diagnósticos: Una vez establecida la metodología, comenzaremos por hacer un diagnóstico de la organización y de su contexto. Acá se establecerán los documentos necesarios para levantamiento de información, quiénes son los agentes claves y qué tipo de información se requerirá de cada uno de ellos. Se hará entonces una recopilación de datos ya existentes y, si corresponde, se comenzará por la revisión de planes anteriores.

Una herramienta común en esta fase es el análisis FODA (o DAFO). Sin embargo es recomendable también recurrir a metodologías activas como entrevistas, encuestas, u otras que nos permitan datos cualitativos y cuantitativos de la organización y la realidad en la cual se inserta.

Es usual en la etapa diagnóstico generar una revisión de la misión de la organización. Al respecto conviene recordar que existe usualmente la problemática de que la misión “formal” de la organización no siempre es igual a la misión “efectiva”. Muchas veces la declaración formal de la misión termina siendo el referente de funciones o mandatos legales y formales de la institución. Dependiendo de cada caso, será importante siempre comenzar el plan de gestión revisando la misión como una propuesta de valor que preexiste en el corazón del plan de gestión.

Paso 4. La elaboración de la estrategia

Una vez identificados los principales problemas, preguntas y opciones que deben tratarse como parte del esfuerzo de planificación estratégica se asignarán entre estas prioridades en términos de tiempo o importancia. Si existe acuerdo sobre estos puntos puede ser posible pasar de inmediato a la visión y, a continuación, a definir las metas u objetivos estratégicos.

Sobre los objetivos estratégicos es preciso recordar algunos puntos: 1) éstos deben constatar la intención de un cambio o transformación en la gestión, en la calidad, eficiencia, economía, o resultados de los productos artísticos o programas que se generan. 2) deben expresarse de tal forma que conlleven de manera concreta a resultados esperados. 3) deben guiar estrategias que serán las directrices para alcanzar las metas. Los objetivos serán además la base para las prioridades en la asignación de recursos futuros.

Definidos los objetivos se encontrarán los indicadores para hacer el seguimiento y el monitoreo de los factores críticos de éxito. Los indicadores deben ser siempre medibles pues guían la toma de decisiones. Para que sean útiles en cuanto a KPIs (Key Performance Indicators o indicador clave de rendimiento) tenemos que ser conscientes de que estos serán medidos en forma continua a lo largo del plan de gestión. Es importante al momento de definir los indicadores que éstos por sí mismos no permitirán la evaluación a menos que demuestren el comportamiento de una variable contra referentes comparativos. A modo de ejemplo: establecer “tener más públicos” es un indicador que será menos concreto y eficiente que “aumentar en un 10% los públicos sobre la base de asistencia 2015”.

Paso 5. Implementación, socialización y seguimiento.

Una vez listo y aprobado por los mandantes no hay que preocuparse si en la medida que empezamos con la implementación es necesario hacer ajustes. Esto es común pues la planificación estratégica es un proceso continuo y dinámico en su naturaleza. La revisión y el monitoreo permanente es entonces una cuestión clave y se debe dejar entonces espacio para la incorporación de feedback.

Se establecen acá también los procesos de monitoreo, las métricas de los niveles de progreso de acuerdo a los plazos de ejecución. Y ya que en la primera fase se definieron los entregables, esta es la etapa donde se elaboran y perfilan estos documentos para su entrega. Se buscará un estilo y presentación adecuada pues los planes de gestión son documentos que tienden más bien a un carácter público entre los usuarios.

¿Cuál será el formato de socialización del plan? ¿Cómo se realizará la difusión del mismo? Esto responderá a la cultura organizacional de cada organización. En general, siempre es bueno generar un “rito” de cierre y, en este sentido una presentación final que incluya a agentes como personal de la organización o directivos es un buen ejercicio para culminar una etapa. Fuera de eso, siempre es bueno contar con entregables dinámicos y de fácil lectura que se puedan compartir con el resto de las personas vía correo electrónico. Al cerrar el proceso y socializarlo, ¡nunca olvides agradecer a todos quienes estuvieron involucrados!

Éxito entonces y ahora, a planificar.

https://pamelalopez.cl/2016/03/28/los-5-pasos-para-la-planificacion-estrategica-en-cultura/