Los 5 pasos para la planificación estratégica en cultura. -1 de 2-

Autor:
Pamela López
Magister en Gestión Cultural
29 de mayo de 2017

Ya abordamos en una entrada anterior llamada “Los por qué de la planificación estratégica en cultura” algunos aspectos de la planificación estratégica en las organizaciones culturales. Definimos así, sus beneficios en cuanto mapa conceptual para la guía y seguimiento de acciones. Sin embargo y pese a que entendemos la relevancia del proceso la pregunta que aún queda por responder es ¿cómo se efectúa una planificación estratégica?

Al momento de efectuar un proceso de planificación, si bien siempre es importante considerar una metodología estandarizada, no hay que perder de vista que cada espacio cuenta con una misión y naturaleza única y distinguible entre su ecosistema. La cultura organizacional, la capacidad de gestión y la jerarquía de objetivos serán entonces factores determinantes y particulares para cada uno de los espacios u organizaciones. Por ende, pese a que exhibimos acá un listado de cinco pasos, es preciso entender que probablemente se harán ajustes de acuerdo a cada realidad. De momento, compartamos acá los componentes fundamentales a considerar en el proceso de la planificación estratégica para espacios culturales:

Paso 1. Componentes introductorios: definir las reglas del juego.

Antes de comenzar el proceso, es importante dimensionar algunos componentes en los cuales todos los agentes de la organización deben generar acuerdo con el fin de facilitar el camino hacia la planificación. Tendremos entonces que identificar, en esta primera etapa, quiénes serán los participantes del proceso, cuáles serán los roles específicos de cada uno de ellos y quién o quiénes serán responsables principales de la elaboración y monitoreo. Será crucial reconocer también a los mandantes del plan; en otras palabras; quién será la contraparte a cargo de aprobar el plan y lograr un consenso final.

Es recomendable establecer una reunión que incluya a los directorios, gestores y líderes de la organización para conversar sobre las expectativas de este proceso. Así mismo, será importante discutir sobre qué documentos esperamos como entregables y cuáles los plazos para el desarrollo de la planificación y estos documentos. Dependiendo del tipo de organización y del momento o el ciclo en el cual ésta se encuentre, se podrá delimitar, por ejemplo, si sólo se requiere una planificación general de objetivos y estrategias claves, una estrategia presupuestaria, o adicionalmente planes de implementación y marketing entre otras posibilidades.

En términos de plazos, es usual que este proceso tome entre tres y seis meses dependiendo de la organización, de cuantas personas trabajarán en la elaboración del plan y cuantas jornadas de trabajo le podrán dedicar en exclusividad al desarrollo del mismo. Otro factor de importancia es saber si se alocarán recursos extras desde la organización para la elaboración del plan de gestión. Estos recursos pueden ser en el plano de los componentes humanos con horas del personal, de infraestructura o inclusive generar un presupuesto adicional. Algunos ejemplos a decidir son, por ejemplo, si en alguna de las etapas existirá financiamiento para algún especialista o consultor externo que cuente con conocimientos que no se encuentran en la organización. Otro, por ejemplo es incluir horas extras de trabajadores, salas de reuniones, catering para las mismas, etc.

Paso 2: Definiciones claves de la metodología.

Una vez establecidos los criterios comunes y las expectativas, será necesario entender algunos ejes de logística. En esta parte del proceso se determinará un cronograma claro con los tiempos a requerir, los espacios y lugares apropiados para las actividades, así como las metodologías a seguir.

Los procesos de planificación requieren inputs de diversos actores y, por lo mismo, son en sí participativos. No hay que olvidar entonces discutir sobre cuáles serán los mejores métodos para incluir tanto a agentes internos como externos. Será preciso en esta etapa poder pensar en cuáles serán las estrategias comunicacionales con el personal del equipo. Los procesos de planificación estratégica son exitosos cuando toda la organización dimensiona su importancia, desde esta mirada, se decidirá cuál será el canal de información a los trabajadores de la organización y con qué frecuencia.

Sobre las metodologías, hay diversas opciones y alternativas. Algunos utilizan la matriz de marco lógico como estrategia definiendo el árbol de problemas y objetivos como base, otros incorporarán los canvas de negocio para levantar una mirada más óptima de la organización en general, por último el Balance Scorecard es otra herramienta común en estos procesos. Nuevamente, no hay una metodología correcta, si no aquella que mejor se ajuste al expertíz del responsable principal y a la naturaleza del desafío.